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Microsoft Word에서 문서를 작성하고 나면, 다른 사용자가 해당 문서를 수정하지 못하도록 보호하는 기능이 필요할 수 있습니다. 특히 중요한 문서나 최종 버전의 문서를 공유할 때, 실수로 편집되지 않도록 최종본으로 표시하는 기능을 사용할 수 있습니다. 이 기능은 문서를 읽기 전용 상태로 만들어 사용자가 편집할 수 없도록 설정합니다.
또한, 문서 상태가 최종본으로 표시되어, 협업 중에도 해당 문서가 더 이상 수정되지 않음을 명확히 알릴 수 있습니다.
최종본으로 표시하는 기능의 특징
- 읽기 전용 상태로 변경되어, 입력 및 편집 기능이 비활성화됩니다.
- 문서의 상태 속성이 최종본으로 설정됩니다.
- 문서 보호 기능을 통해 실수로 편집되는 것을 방지합니다.
- 이 기능은 보안 기능이 아니며, 원하는 경우 언제든지 계속 편집을 클릭하여 다시 수정할 수 있습니다.
최종본으로 표시하는 방법
다음은 MS 워드에서 문서를 최종본으로 표시하는 구체적인 단계입니다:
1. 파일 열기
먼저 최종본으로 설정하려는 문서를 엽니다.
2. 파일 메뉴 이동
상단 메뉴에서 파일 탭을 클릭합니다.
3. 정보 선택
파일 메뉴에서 왼쪽에 있는 정보 항목을 선택합니다.
4. 문서 보호 선택
정보 페이지에서 문서 보호 버튼을 클릭합니다. 이 버튼은 보통 화면 상단에 위치해 있습니다.
5. 최종본으로 표시 선택
문서 보호 옵션 중에서 최종본으로 표시를 선택합니다.
6. 확인 및 저장
이후 나타나는 대화 상자에서 "문서를 최종본으로 표시하시겠습니까?"라는 메시지가 나타나면 확인을 클릭합니다. 그러면 워드는 자동으로 문서를 저장하며, 상태 표시줄에 "최종본으로 표시됨"이라는 메시지가 나타납니다.
최종본 해제 및 편집 가능하게 만들기
최종본으로 표시된 문서는 기본적으로 읽기 전용 상태로 설정되지만, 사용자가 다시 편집해야 할 경우에는 간단하게 해제할 수 있습니다. 다음과 같은 방법으로 다시 편집 모드로 전환할 수 있습니다:
- 문서를 열고 상단에 나타나는 계속 편집 버튼을 클릭합니다.
- 그러면 문서가 다시 편집 가능한 상태로 전환되며, 입력 및 수정 작업이 가능합니다.
주의사항
- 최종본으로 표시하기는 보안 기능이 아닙니다. 즉, 다른 사용자가 이 설정을 해제하고 자유롭게 수정할 수 있습니다. 따라서 민감한 정보가 포함된 문서는 추가적인 보안 조치가 필요합니다.
- 예를 들어, 비밀번호를 설정하거나 특정 사용자만 편집할 수 있도록 권한을 제한하는 방법을 함께 사용하는 것이 좋습니다.
결론
MS 워드의 최종본으로 표시하기 기능은 협업 환경에서 중요한 문서를 보호하고 실수로 인한 수정 작업을 방지하기 위한 유용한 도구입니다. 이 기능을 사용하면 문서가 더 이상 수정되지 않음을 명확히 알릴 수 있으며, 특히 팀 프로젝트나 중요한 보고서 작성 시 유용하게 사용할 수 있습니다. 다만, 이 기능은 완벽한 보안 조치는 아니므로 민감한 정보가 포함된 경우에는 추가적인 보호 조치를 병행하는 것이 필요합니다.